La dott.ssa Mariarosaria Albano nel proporre tutto quanto previsto nel presente piano ha prospettato al personale ATA, tutto per norma, “posto alla sua diretta dipendenza” gli standard di qualità che bisogna assicurare nel fornire il servizio all’utenza e pertanto saranno sempre tenuti:

A: L’UFFICIO DI SEGRETERIA

L’ufficio di segreteria coordinato dal Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi Dott.ssa Mariarosaria Albano e’ la sede in cui, nell’ambito delle direttive di massima e degli obiettivi assegnati dal Dirigente scolastico e dai competenti organi collegiali si progettano e si eseguono tutti gli atti relativi alla gestione amministrativa e contabile dell’istituzione scolastica.

Il suddetto fornisce altresì supporto amministrativo alla progettazione ed alla realizzazione di iniziative didattiche decise dagli organi collegiali.

I compiti dei suddetti assistenti amministrativi (definiti analiticamente nell’apposito paragrafo)  sono attuati ispirandosi a principi di flessibilità dell’orario e di mobilità degli operatori in possesso di competenze intercambiabili.

I suddetti hanno come costante punto di riferimento l’esigenza di instaurare con l’utenza rapporti di cordiale cooperazione nella consapevolezza di espletare funzioni di supporto alla formazione dei preadolescenti.

Considerata la realtà locale essi sono impegnati pure in una costante opera di demolizione della “ cultura del sospetto “ che per quanto ingiustificata rischia di far sentire all’utenza la scuola “ lontana e ostile”

I fattori di qualità dei servizi amministrativi sono indicati di seguito con l’esplicitazione delle modalità attraverso le quali l’ufficio di segreteria intende garantire l’utenza. In concreto vengono stabiliti i seguenti standard specifici in materia di rilascio documenti, trasparenza  e orario di apertura al pubblico, nonché i criteri per gestire l’informazione.

1.RILASCIO E PRESENTAZIONE DOCUMENTI

• Per la richiesta dei documenti, di norma non viene richiesta la forma scritta: si considera sufficiente la forma orale, anche a mezzo telefono fax.  Il richiedente si può avvalere anche della forma scritta.
• I certificati di servizio, di norma, vengono rilasciati entro sette giorni alla richiesta o, nei casi di particolari difficoltà, entro quindici giorni.
• I certificati di studio, di frequenza e sostitutivi del diploma sono entro sette giorni alla richiesta o, nei casi di particolari difficoltà, entro quindici giorni.
• Le copie dei documenti agli atti dell’ufficio sono rilasciate sette giorni alla richiesta, ma previo appuntamento con l’impiegato a ciò deputato. Per il loro rilascio si osserva quanto prescritto dalla legge  7 agosto 1990, nº 241 novellata dalle successive modificazioni delle leggi 15/2005 e 80/2005, in attesa di regolamenti applicativi e dalle circolari del M.P.I. nº 278 del 30/9/1992, 25 maggio 1993 , nº 163 e nº 94 del 16/3/1994 che prevedono il rimborso dei soli costi di riproduzione mediante contrassegno telematico. In caso di richiesta di copie conformi all’originale, dovrà essere apposto il contrassegno telematico pari ad € 14,62 per ogni foglio composto da n. 4 facciate. Inoltre l’interessato, in virtù dell’art. 7 del D.L.vo 196/03 (codice sulla privacy), può accedere a tutti i suoi dati, ma qualora faccia richiesta di documenti non inseriti nel proprio fascicolo personale, ai sensi dell’art. 10 del suddetto decreto legislativo (Riscontro alla richiesta dell’interessato), qualora non dovesse esserci, questi potrà essere assoggettato al pagamento di un compenso pari al tempo lavoro speso per l’impiegato per la ricerca dell’atto richiesto. Tale procedura e’ adeguatamente pubblicizzata all’albo della scuola.
• L’utente, nel presentare all’istituto documenti che debbano comprovare stati, fatti o qualità personali, puo’ avvalersi di dichiarazioni temporaneamente sostitutive, ai sensi dell’art. 46 del DPR 28/12/2000, nº445.
• La distribuzione dei moduli di iscrizione e’ effettuata a vista nei giorni previsti e la procedura di iscrizione, curata dal personale collocato nella sezione URP, incaricato del servizio di sportello e poi formalizzata dall’assistente amministrativo appositamente incaricato dal Direttore dei servizi generali ed amministrativi. Tale procedura si cercherà di attuarla, con la creazione di un’apposita taske force in un tempo massimo di 10 minuti dalla consegna della domanda. L’assistente amministrativo incaricato, in qualità di responsabile del procedimento, accetterà ed autenticherà eventuali dichiarazioni sostitutive e acquisirà d’ufficio i documenti non presentati se gli stessi sono depositati presso istituzioni per le quali vige l’obbligo della trasmissione.
• I documenti di valutazione degli alunni sono consegnati, anch’essi con la procedura suddetta  entro cinque giorni dal termine della pubblicazione all’albo dell’istituto dell’esito degli  scrutini delle classi intermedie,  e degli  esami di qualifica e di maturità.

2.TRASPARENZA

I titolari di interessi giuridicamente rilevanti hanno diritto di accesso ai documenti amministrativi della scuola, ai sensi e per gli effetti della legge 7 agosto 1990, nº 241 e successive modificazioni ed integrazioni  e norme collegate, tenuto conto di quanto previsto anche dagli articoli 59 e 60 del decreto legislativo n.196 del 30/6/2003 (codice sulla privacy).

All’albo della scuola sono esposti i seguenti atti:

• tutte le deliberazioni del Consiglio di istituto, entro cinque giorni dalla loro approvazione e vi rimangono per quindici giorni. Successivamente si possono consultare  presso l’ufficio di segreteria;
• le tabelle orario di tutti i dipendenti, personale docente ed A.T.A. nonché la  dislocazione che risulta dalla comunicazione di servizio  debitamente concordata e redatta seguendo i criteri di massima deliberati dagli organi collegiali;
• organigramma dell’ufficio di presidenza e vice presidenza;
• organico del personale docente e A.T.A. approvato dal Dirigente dell’USP di Napoli;
• il regolamento di istituto che ad ogni inizio di anno scolastico viene  letto agli alunni di tutte le classi e ai loro genitori nella prima assemblea generale e lo statuto delle  studentesse e degli studenti, che comunque viene consegnato ad ogni alunno all’atto dell’iscrizione (DPR 249/98 e successive modificazioni);
• il contratto integrativo di istituto, non appena diviene definitivo, ovvero raggiunto l’accordo, il DSGA provvede alla redazione della relazione tecnica contabile, dopo di ché, sottoposto ai revisori dei conti per il parere di regolarità contabile, riunitisi di nuovo il dirigente e la RSU, con l’apposizione della firma finale diviene definitivo;
• il programma annuale relativo all’esercizio finanziario in corso;
• il conto consuntivo dell’anno finanziario decorso;
• le graduatorie di istituto da utilizzare per le supplenze brevi, depurate da tutti i dati idonei a poter far rilevare dati sensibili (art. 29 e 30  del decreto legislativo 196/03 e successive modificazioni);
• le graduatorie interne di istituto per le varie classi di concorso e profili professionali, anch’esse depurate dei dati idonei a poter far rilevare dati sensibili.

Sono  disponibili appositi spazi per :

1. bacheca sindacale;
2. bacheca degli alunni;
3. bacheca dei genitori;
4. bacheca per le comunicazioni dell’Ente locale;
5. bacheca per il personale;
6. bacheca per la RSU.

3.PROCEDURE DEI RECLAMI

I reclami possono essere espressi in forma orale, scritta, telefonica, via fax, on line attraverso il sito internet “www.istitutopacioli.gov.it” all’indirizzo di posta elettronica “[email protected]”e devono contenere generalità, indirizzo e reperibilità del ricorrente.
I reclami orali e telefonici devono successivamente essere sottoscritti.
I reclami anonimi non sono presi in considerazione, se non circostanziati.
Il Dirigente Scolastico, sentito il DSGA per gli atti amministrativi e dopo aver esperito ogni possibile indagine in merito, risponde, sempre in forma scritta, con celerità e, comunque non oltre trenta giorni, attivandosi per rimuovere le cause che hanno provocato il reclamo.
Qualora il reclamo non sia di competenza del dirigente scolastico, al reclamante sono fornite indicazioni circa il legittimo destinatario. Annualmente il capo di istituto informa analiticamente il consiglio di istituto dei reclami ricevuti e dei relativi provvedimenti. Il suddetto resoconto nonché gli eventuali deliberati dell’organo collegiale sono riportati  nella relazione generale che il  consiglio di istituto obbligatoriamente approva alla fine di ciascun anno scolastico.
E’ il caso di puntualizzare in proposito che con l’entrata in vigore del DPR 8/3/1999, nº 275, dall’1/9/2000, gli atti disposti dal Dirigente scolastico sono definiti e pertanto è ammesso reclamo entro 15 giorni dalla loro pubblicazione o emanazione ed in caso di rigetto, si potrà ricorrere al TAR o con ricorso straordinario al Capo dello Stato rispettivamente entro 60 o 120 giorni o in caso di contenzioso di lavoro al giudice unico ordinario, previo obbligatorio tentativo di conciliazione così come previsto dagli articoli 64 e seguenti del decreto legislativo 30 marzo 2001, nº165 e successive modificazioni.

4.INFORMAZIONE ALL0UTENZA ESTERNA ED INTERNA

Il Direttore provvederà, ogni qual volta ne ravviserà la necessità, a portare a conoscenza degli utenti, ed in particolar modo al personale interno all’istituto, con comunicazioni scritte da lui stesso firmate, a seguito dell’autorizzazione concessa dal dirigente scolastico tra gli atti di delega conferitigli, circa novità normative che comportano eventuali adempimenti per il riconoscimento di diritti, o per l’osservanza di un dovere, che diversamente potrebbero essere non conosciute o mal note con conseguente mancato adempimento e danni sia per diritti non soddisfatti che per doveri non osservati.

5.INFORMATIZZAZIONE DEI SERVIZI DI SEGRETERIA

L’ufficio di segreteria dispone di tutte le  procedure informatizzate che di seguito si specificano, operanti in rete multifunzionale:

1. Gestione della contabilità stipendiale: EMOLUMENTI ED ASSEGNI ACCESSORI;
2. PROCEDURE RELATIVE AL  PERSONALE DOCENTE E A.T.A (assenze, certificazioni, elenchi etc,);
3. CONTRIBUZIONE INPS: (modelli DM10, 01/M, DL 86,  EMENS)
4. Dichiarazioni mensili all’INPDAP: Modello DMA (Denuncia mensile analitica);
5. Dichiarazioni annuali:  Modelli770/A e Dichiarazione IRAP;
6. Gestione della contabilità finanziaria: PROGRAMMA ANNUALE, CONSUNTIVO E LORO ALLEGATI;
7. Gestione della contabilità patrimoniale: INVENTARIO DEI BENI MOBILI DI PROPRIETA’ DELL’ISTITUTO E DELL’ENTE LOCALE (Amministrazione Provinciale di Napoli);
8. GESTIONE DEL CONTO CORRENTE POSTALE;
9. GESTIONE DEL MAGAZZINO.
10. PROCEDURE CHE RIGUARDANO GLI ALUNNI / certificazioni, assenze, schede, attestati, elenchi, statistiche etc.)
11. FOGLIO NOTIZIE;
12. LIBRI DI TESTO;
13. RICOSTRUZIONE DELLA CARRIERA (inquadramenti per aggiornamenti dovuti a rinnovi contrattuali e ricostruzioni della carriera per i neo nominati a tempo indeterminato, con invio diretto sia alla Ragioneria Provinciale dello Stato che alla DPSV) – Direzione provincia e dei servizi vari)
14. GESTIONE DELLE MINUTE SPESE;
15. VIDEOSCRITTURA E FOGLI ELETTRONICI;
16. PROTOCOLLO INFORMATIZZATO;
17. SITO WEB CON IL SEGUENTE INDIRIZZO : www.istitutopacioli.gov.it;
18. Software per la riproduzione delle copie di sicurezza dei dati informatici inerenti a tutti i software amministrativi;
19. Gestione informatica per la predisposizione del DPS – Documento programmatico sulla sicurezza dei dati;
20. Graduatorie interne di istituto;
21. Affidamento degli incarichi per attività aggiuntive.

 
B: CONTATTI CON IL PUBBLICO ED ORARI DI RICEVIMENTO

1. UFFICIO DEL DIRETTORE DEI SERVIZI GENERALI ED AMMINISTRATIVI

Il DSGA riceve l’utenza interna ed esterna all’istituto martedì e giovedì dalle ore 10 alle ore 12 derogando dalla norma per la soluzione di eventuali casi urgenti da risolvere, sempre ché non impegnato per motivi istituzionali in altre sedi.

2. UFFICIO DI SEGRETERIA – PER TUTTE LE SUE SEZIONI

L’Ufficio della Didattica riceve il pubblico il lunedì – mercoledì- venerdì dalle ore 10,00 alle ore 13,00 martedì e giovedì dalle ore 16,00 alle ore 18,00.
L’Ufficio del Personale  riceve il pubblico il lunedì – mercoledì- venerdì dalle ore 10,00 alle ore 12,00.
Tutti gli operatori scolastici assicurano all’utenza la trasparenza nei  contatti telefonici, dichiarando il proprio nome, cognome e la qualifica rivestita all’interno della scuola.
Il Direttore SGA a conoscenza della direttiva del Ministro della funzione pubblica, farà sì da evitare, in tutte le comunicazioni,  l’uso del cosiddetto “burocratese” e porta a conoscenza che eventuali situazioni di reclami non risolti, tutta l’utenza potrà rivolgersi al NUMERO VERDE 800118855, che corrisponde all’ispettorato per la funzione pubblica, istituito nell’ambito della Presidenza del Consiglio dei Ministri.  L’ispettorato di cui sopra dovrà vigilare soprattutto sul rispetto della semplificazione da parte delle Pubbliche Amministrazioni. I reclamanti, esponendo i fatti,  l’apposito nucleo provvederà ad intervenire presso l’amministrazione inadempiente, affinché vengano rimosse le cause ostative per fornire il servizio all’utenza.